¿Cómo realizar los mejores manuales industriales?

Los catálogos de productos son en la actualidad la herramienta necesaria en el sector industrial y tecnológico. Son muy útiles para vender, atraer nuevos clientes y posicionarse en la era del mercado digital y también del tradicional.

La presencia de una empresa en Internet representa un importante compromiso, pues no hay que estar por estar, hay que hacerse notar, estar actualizados. Hacer uso de las últimas tendencias y reinventarse cada vez que sea necesario.

Los catálogos de producto son una necesidad para todo aquel que tenga una estrategia de ventas o captación a través del marketing digital.

El catálogo en ferias y reuniones

El catalogo en papel también sigue siendo un protagonista en todos los encuentros comerciales con los clientes. En muchos casos ayudan a los responsables de venta, sobre todo en aquellos que es imposible presentar su producto físicamente por su tamaño.

Te voy a contar cómo se hace un catálogo de productos y cuáles son sus beneficios para tu negocio. ¿Qué es un catálogo de productos?

El catálogo de tus productos es una herramienta

El catálogo de productos es una excelente herramienta visual para promocionar los productos de TU marca o empresa. El catálogo debe contener las descripciones de cada producto, fotografías atractivas y un diseño agradable, llamativo y amigable para el usuario.

Para que el catálogo de productos sea exitoso es importante que forme parte de una estrategia de marketing, que comunique los valores de la marca, que esté dirigido a un target específico y que cumpla todos los objetivos para el que ha sido creado.

Para crear un catálogo de productos exitoso hay que cuidar muchos factores que van desde el diseño hasta la periodicidad.

A continuación te cuento unas pautas importantes a tener en cuenta al momento de hacer un catálogo de productos.

Hacer un catálogo de producto es la forma más efectiva de hacer que tus clientes conozcan toda tu gama de productos, sus características, dimensiones o cualquier otro detalle que te interese informar. Los catálogos son muy atractivos y fáciles de difundir, ventajas que permiten a TU empresa llegar a mayor cantidad de personas, aumentar tus ventas y captar nuevos clientes.

Para que un catálogo sea exitoso es imprescindible cuidar el diseño, las fotografías, el texto y las imágenes y, muy importante, su difusión, pues de nada sirve tener el mejor catálogo de productos si no llega hasta TU público objetivo. Dependiendo de las necesidades de cada negocio se puede optar por un catálogo impreso, uno digital o ambos.

Es importante personalizar el catálogo. No es lo mismo crear un buen catálogo industrial que de otro sector. Hay una serie de pasos comunes que se los apunto a continuación:

1 – Información

Es imprescindible incorporar las características de cada producto, como material, utilidad, tamaño, colores disponibles, etc. También es importante incluir a información de TU empresa, dirección, información de contacto y reseñas de usuarios o testimonios de clientes.

2 – La importancia de las fotografías

El catálogo vende por las imágenes, y mientras más atractivas y de calidad sean estas, ¡mejor! Para hacer un catálogo de productos debes fotografiar todo lo que necesites incluir en él y, aunque tengas habilidades fotográficas, lo mejor será recurrir a un profesional, ya que existen técnicas de iluminación y enfoque que hacen un objeto mucho más atractivo y, recordemos, esa es la meta. Evita fotografías de muchos productos a la vez, mejores imágenes en fondo blanco y siempre en alta resolución. Aquí te damos más trucos infalibles para hacer las fotografías perfectas. Cuanto más información de la imagen menos texto habrá que utilizar.

Una vez que hayas recopilado la información necesaria y tengas listas las fotografías, entonces puedes crear tu catálogo impreso y digital.

3 – Distribución y periodicidad

La distribución del catálogo es muy importante, pues va a determinar el material en que se va a imprimir y el canal. Los catálogos impresos en formato A4 son la mejor opción, sin embargo, son un tanto costosos, por esta razón se recomienda utilizarlo para entregar a cliente potenciales.

La periodicidad del catálogo también va a influir en muchos aspectos como el tipo de papel y su acabado. Habrá que analizar sus costes, pero siempre se tendrá en cuenta las especificaciones del manual de marca de TU empresa ya que el catalogo habla de como es TU marca.

4 – Ten en cuenta el stock

Al momento de crear un catálogo de productos, debes tener en cuenta la cantidad de productos disponibles en almacén para que no incluyas mercancía de la que dispones poca cantidad.

Si tu stock es limitado, puedes optar por hacer un catálogo de productos semanal o, preferiblemente, digital.

Todo esto también dependerá del tipo de cliente, y su número. En el sector industrial el número de clientes no es muy elevado, y muchas veces un nuevo catálogo viene bien para una visita comercial a TU cliente.

5 – Mantén la imagen de la empresa

Para crear un buen catálogo digital o impreso es vital cuidar que la imagen y el diseño sean atractivos y que transmitan los valores de TU marca.

Los catálogos de producto son un medio de comunicación visual que deben transmitir al lector mensajes que construyan una correcta imagen de TU marca. Por lo tanto, el catálogo debe ir en sintonía con la identidad de TU empresa.

Para crear un buen catálogo para imprimir, creados habitualmente en formato PDF, ten en cuenta estas consideraciones:

1 – Número de páginas

Es importante definir el número de páginas que quieres que tenga tu catálogo y el tamaño, lo ideal es que no sea muy extenso y que tenga un tamaño en el que las imágenes no se perciban apretadas.

2 – Elige el mejor diseño

El equipo de diseño gráfico deberá crear al menos tres propuestas de diseño y diagramación con la información recopilada, imágenes e información de la empresa. Una vez que se elija el modelo más atractivo puede fijarse como una plantilla que permita generar nuevas ediciones de forma más sencilla.

3 – Formulario

Incluye un formulario de pedidos para gestionar las ventas y recuerda invitar a que visiten la página web de la empresa, muchas personas prefieren comprar online.

4 – Los costes

Es imprescindible averiguar el coste del diseño y la impresión, así como analizar cuántos catálogos se van a imprimir. Una vez que hayas elegido la imprenta solicita modelos de impresión antes de imprimir todos los catálogos, así podrás corregir errores de color o diseño antes de imprimir todos los ejemplares.

Los catálogos digitales de producto son una necesidad de toda que desee posicionarse y aumentar sus ventas online.

Estos catálogos son la última tendencia en materia de marketing digital, resultan muy llamativos, son interactivos para el usuario y se han convertido en una excelente herramienta para aumentar las ventas de una empresa de forma impresionante. Además, con los catálogos digitales ahorras costes de impresión, la acción de compra es mucho más rápida y sencilla, incrementan el tráfico de tu página web, propician la conversación con tus clientes, sin duda, son la mejor opción en la actualidad.

Existen muchas plataformas para crear tu catálogo de productos digital de forma gratuita, pero la mayoría se gestiona a través de plantillas que resultan poco creativas y que abundan en más de un sitio web, es decir, tendrás un catálogo como el de muchos. Para diferenciarte del resto y tener un catálogo en función de tus necesidades te sugerimos hacerte con un diseño personalizado y de pago. A la larga es más económico.

Lo ideal es acudir a asesores expertos que se encarguen de diseñar TU catálogo digital en función de TU imagen de marca, de lo que queremos transmitir, vender e informar. De esta forma tendrás un catálogo a tu medida y a la de tus clientes.

Consejos a tener en cuenta

El catálogo digital debe ser diseñado como tal.

Diseñar un catálogo digital es muy distinto que crear un catálogo para ser impreso. Los catálogos impresos son estáticos, para que tu catálogo digital sea exitoso debes emplear herramientas dinámicas como hipervínculos, animaciones y cualquier recurso interactivo para el usuario.

Usa la fotografía como un recurso inteligente.

Al momento hacer las fotografías para tu catálogo puedes optar por imágenes de productos en fondo blanco o imágenes de productos en acción. Ambas opciones son positivas, incluso puedes hacer un catálogo combinando ambos estilos.

Lo que realmente va a definir la mejor fotografía para tu catálogo es el tipo de productos que ofrezcas, pues no es lo mismo vender repuestos para máquinas que sistemas de control industrial basados en PLC o que un transformador de 1000MW.

Haz una versión en PDF de tu catálogo definitivo

Además de subir tu catálogo a tu plataforma digital, distribuye una versión en PDF o un mockup a través de otros canales importantes como el correo electrónico y las redes sociales. De esta forma podrás captar más cantidad de clientes potenciales que pueden convertirse en ventas.

La sintonía de los elementos

En un catálogo convergen muchos elementos visuales como las fotografías, la tipografía, los espacios, elementos de diseño gráfico, etc.

Para que tu catálogo de productos sea exitoso es indispensable que todos los elementos estén en sintonía, que no se vean unos encima de otro y que haya armonía visual. Vigila factores como la longitud de los cuerpos de texto, el tamaño de los títulos y la diferenciación de subtítulos y párrafos.

Aplicaciones para crear catálogos digitales.

Existen una variedad de aplicaciones tanto para móvil como para ordenador, en función de tus pretensiones. Hay otras aplicaciones básicas que se usan em pequeñas empresas como Microsoft Publisher, Canva Entreprise, Lucichart, SmartDraw, Quark, Gliffy, MadCap Flares, Miro, etc.

Pero a nivel industrial lo idóneo es ir a un maquetador o diseñador profesional y que esté acorde al nivel de calidad de TU marca. Además, ellos crean un mockup, que no es otra cosa que representar vía web como quedaría TU diseño sobre cualquier superficie o entorno. Los más utilizados profesionalmente son Adobe Indesign y Microsoft Visio.

Escribir un libro técnico no es tarea fácil porque constantemente tienes que tener en cuenta a TU audiencia y revisar las instrucciones y las explicaciones estén bien claras.

La redacción de un libro técnico es el proceso muy complicado. No sólo requiere realizar las revisiones, también tienes que tejer tu investigación y diagramas perfectamente en el texto. Aunque escribir un libro técnico tiene sus desafíos, la meta se puede lograr siempre y cuando tu presentes información fácil de usar a tus usuarios, que son tus clientes.

Saber el perfil del lector

Tienes que tener claro que el usuario del manual será un técnico y hay que hablarle como tal. También como ocurre en general, se podría pensar en usuario básico y avanzado. Por ejemplo: podrías diseñar una guía rápida manual básico de uso un manual técnico completo para esas personas altamente cualificadas que quieren conocer todos los detalles del producto.

l lenguaje empleado se ajusta al nivel de esos usuarios, y siempre con la voz de TU marca. La voz siempre será la misma cuando estás hablando con TU cliente. Eso debes tenerlo presente siempre. También el tipo de letra, colores y diseño acorde al manual de marca.

Primeros instrucciones para escribir un libro técnico

Antes de nada, tendrás que hacer un esquema, mapa o un índice de lo que se quiere decir. Esto ayuda a saber bien los puntos fuertes y débiles, para darle consistencia y estructura a los fuertes y para reforzar los débiles buscando más información.

Si dominas el producto del que quieres informar, porque tú mismo lo has diseñado o ha estado presente en su diseño, el índice te saldrá fácilmente o al menos una primera aproximación, pero si es un tema que no dominas o solo en parte, puede ser necesario hacer una pequeña investigación antes junto a las personas que conocen el producto. Durante esta investigación es necesario tener clara la longitud del libro o capítulo que vamos a escribir para saber lo que podemos profundizar.

Focalizar el libro, ponerle un objetivo

Antes de iniciar el proceso de escritura, es necesario determinar lo que tus lectores querrán saber sobre el tema y también lo que debe saber. Decidir si el libro será un libro de consulta o libro de aprendizaje porque libros de éxito tienen un foco.

Establecer una meta diaria para escribir tantas páginas al día. Libros te toman un tiempo para escribir, así que, si no trabajas en ella todos los días, quizás no lo lo tendrá el cliente cuando realmente lo necesite.

Los usuarios pueden necesitar antecedentes de tu producto, de los problemas que resuelve o necesidades que cubre. El producto puede ser una versión mejorada de otros productos que incluso TU cliente lo ha podido conocer o utilizar en el pasado.

Conjunto de convenciones de la escritura. ¿Por ejemplo, vas a utilizar el estilo moderno Language Association (MLA) o prensa asociada (AP)? Lo que usted prefiere o elige, necesita leer su libro de estilo para saber si se permiten las contracciones, cuánta puntuación a utilizar y lo que debe escribirse con mayúscula. La guía de estilo que TU marca utiliza, y explicarás tus referencias, deben ser listadas y citadas en el texto.

Extraer o crear diagramas en la computadora para ayudar a explicar su escritura. Utilizar el software que se siente a gusto con como Adobe InDesign o Microsoft Visio, pero asegúrese de que puede convertir las cifras a TIFF o JPEG en caso de que su editor prefiere un tipo sobre el otro.

Cada asunto o tarea un capitulo. Salvo en algunos casos, cada de un libro debe abordar un único asunto o tarea y no mezclar, aunque se puede hacer referencia a otros capítulos porque hay conexión entre ellos. También habrá que pensar el número de páginas acordado para cada uno.

Investigación de la materia

Una vez preparada la primera aproximación al índice, también es importante la bibliografía en la cual una persona puede apoyarse. Hay que buscar para tener suficiente base para cada uno de los apartados que queramos hacer. Conforme vayamos encontrando fuentes, es posible que sea conveniente crear nuevos apartados. Los apartados no deben ser demasiado extensos para que sean fáciles de leer y de encontrar la información que se busca si no se está leyendo el libro entero del tirón.

Debemos dar las ideas claves sobre lo que se basa el producto. Seguramente está patentado, pero seguramente habrá aspectos técnicos de los cuales no se hablará para procurar no dar ideas a la competencia y que puedan plagiar TU producto.

Revisión por el departamento técnico o de I+D de la empresa

Una vez tengamos todo escrito, es muy recomendable leer enteras todas sus páginas para ver que está todo bien hilado y se entiende bien, no se repiten los conectores y quedan claras las ideas que queramos transmitir. Muy importante que no haya faltas de ortografía. Si aparecen tecnicismos en inglés, esos suelen escribirse en cursiva para llamar la atención y según el caso hacer una referencia a su significado en el contexto en el que se esté hablando.

También es importante que alguien que desconozca el tema lo lea. Pueden dar una información muy valiosa acerca de cómo está redactado.
Por último, será imprescindible pasar el texto del libro a alguien del departamento de I+D que conozca el producto para que lo lea y detecte si queda algún error o que alguna de las frases no expresa con claridad la idea a comunicar.

Revisión final a la redacción del libro por parte del copywriter.

Si el libro técnico está pensado para darselo a TU cliente. Es importante, que como te he comentado al comienzo de este articulo, utilizar siempre las especificaciones del manual de marca de TU empresa.

Todo lo que va al cliente tiene que crear una experiencia que haga que TU cliente cada día sea más fan de TU marca y para ello los textos del manual le deben ayudar a afianzarse en que ha escogido la solución perfecta a sus problemas o a sus necesidades.

Los manuales técnico se llaman de muchas formas según su utilidad:

Manual de usuario, manual de operaciones, manual de especificaciones, manual instalación, manual de instrucciones, manual de referencia, manual de operaciones y mantenimiento, manual de servicio, instrucciones y manual de operaciones, instrucciones de uso, guía rápida de usuario, guía de ayuda, guía del usuario, guía de mantenimiento, guía de referencia, etc.

Os dejo algunos enlaces de cómo hacer un manual de usuario:

https://es.wikihow.com/hacer-un-manual-de-usuario

https://medium.com/grupo-carricay/c%C3%B3mo-escribir-un-buen-manual-de-usuario-fd8d0c6bae49

https://techlandia.com/escribir-manual-usuario-programa-como_13172/

https://elexpertoweb.com/como-hacer-un-manual-de-usuario-en-word

https://helpiewp.com/how-to-write-a-user-manual/

https://grammar.yourdictionary.com/grammar-rules-and-tips/tips-on-writing-user-manuals.html

https://owlcation.com/humanities/How-to-Write-a-User-Manual

https://www.techsmith.com/blog/user-documentation/https://blog.bit.ai/write-instruction-manual/